Wat maakt documententransport "vertrouwelijk"?
Bij vertrouwelijk documententransport gaat het niet alleen om snelheid maar om geheimhouding en bewijs van bezorging. Voor advocaten, notarissen, M&A-teams en HR-afdelingen zijn dit standaard-vereisten.
Drie pijlers van vertrouwelijkheid
1. NDA voor de uitvoerder
Voor strikt vertrouwelijke stukken (M&A, due diligence-mappen, HR-zaken) tekent onze uitvoerder vooraf een geheimhoudingsverklaring. Specifiek voor uw aanvraag, niet algemeen. U kunt eigen NDA-template aanleveren of onze standaardversie gebruiken.
2. Verzegeling
Documenten worden in een verzegelde enveloppe of mapsysteem geplaatst. De uitvoerder heeft geen toegang tot de inhoud. Bij ontvangst controleert ontvanger of zegel intact is.
3. Bewijs van bezorging
Standaard: foto van afgeleverd document op locatie, plus tijd-stempel. Bij hogere eis: getekend ontvangstbewijs door persoon met ID-bevestiging. Bij allerhoogste eis: video-bewijs van overdracht.
Praktijkvoorbeelden
Notariële akte — origineel naar zustervestiging in andere stad. Verzegeld, getekend ontvangstbewijs, bewaartermijn van bezorgbewijs 7 jaar (bij ons in administratie).
M&A due diligence-stukken — vóór deal closing naar buitenlandse koper. NDA door uitvoerder getekend, voertuig zonder bedrijfslogo, geen tussenstops, getekend ontvangst.
HR-dossiers bij personeelszaak — naar advocaat. Verzegeld, alleen overhandigen aan met-naam-genoemde persoon na ID-controle.
Niet-vertrouwelijk vs vertrouwelijk: prijsverschil
Een reguliere documentenrit kost vergelijkbaar met een standaard koeriersrit. Vertrouwelijke afhandeling voegt typisch 15-30% toe vanwege NDA-procedure, gescreende uitvoerder en meer tijd voor formele overdracht. Voor klanten met regelmatige vertrouwelijke ritten (notariskantoor met dagelijkse interne post) is een vaste-afspraak-tarief efficiënter.
Wat te vermelden in uw aanvraag
- Type documenten (zonder de inhoud te beschrijven — alleen categorie zoals "contracten")
- Vertrouwelijkheidsniveau: standaard, NDA-vereist, of hoog-vertrouwelijk
- Type ontvangstbewijs gewenst: foto, getekend, video
- Specifieke ontvangst-instructie: aan persoon X met ID-controle, alleen op kantoor, niet aan receptie