Vóór u de aanvraag indient
- Bepaal de juiste contactpersoon binnen uw organisatie (vaak inkoop, logistiek of operations).
- Verzamel ophaaladres, afleveradres en eventueel een vergaderadres / projectadres.
- Bepaal aantal collo of pallets, totaalgewicht en grootste afmetingen.
- Vraag bij verzender en ontvanger wanneer geladen en gelost kan worden — openingstijden, sluitingstijden, lunchpauzes.
- Check of er hulpmiddelen aanwezig zijn (heftruck, dock) of dat een laadklep nodig is.
- Vraag of er bijzonderheden zijn: breekbaar, hoge waarde, koelketen, gevarengoed.
- Stem intern af op welke factuuradres-PO de zending komt.
Bij het indienen
- Vul het aanvraagformulier compleet in — zie ook de checklist welke informatie.
- Vink alle relevante laad-/losopties aan (laadklep, pompwagen, hulp).
- Schrijf bijzondere instructies in het opmerkingenveld — eventueel bedrijfsspecifieke regels.
- Geef akkoord op privacyverwerking.
- Bewaar een kopie van uw aanvraag als referentie.
Na het indienen
- Wacht op de offerte (meestal binnen 1 werkdag, vaak sneller).
- Controleer of alle elementen er staan: voertuigtype, prijs, ophaaltijd, aflevertijd, vermelde extra's.
- Vergelijk de prijs met uw eigen verwachting — vraag toelichting bij twijfel.
- Stem intern af op finale akkoord (vaak nodig bij grotere bedragen of nieuw leverancier).
- Stuur akkoord schriftelijk — pas dan plannen wij de rit definitief in.
Tijdens de uitvoering
- Zorg dat de contactpersoon op ophaallocatie bereikbaar is in het afgesproken venster.
- Houd uw eigen telefoon beschikbaar voor eventuele onvoorziene afstemming.
- Meld eventuele wijzigingen z.s.m. aan ons centrale contactpunt — niet aan de losse vervoerder.
- Bij vertraging: vraag updates — wij houden u bij gebrek aan info zelf actief op de hoogte.
Na aflevering
- Controleer of alles in goede staat is aangekomen. Schade direct (binnen 24 uur) melden aan ons.
- Verzamel eventuele aflevernotitie / handtekening / foto's indien aangeleverd.
- Sla factuur op in uw administratie — voor zakelijke klanten met maandfacturatie krijgt u eind van de maand één overzicht.
- Bij meerdere ritten: voeg de uitvoering toe aan uw interne KPI's (op tijd / niet op tijd, schadevrij / niet).
Aansprakelijkheid: belangrijk om te weten. Bij binnenlands wegvervoer geldt AVC 2002 met een standaardlimiet per kilogram. Bij internationaal het CMR-verdrag. Voor zendingen met hogere waarde is een schriftelijke afspraak met hogere limiet op aanvraag mogelijk — vraag dat aan vóór de uitvoering.
Veelgemaakte fouten
- Te krap tijdvenster. Plan minimaal 30 min marge bij stedelijke ritten.
- Vergeten laadklep door te geven. Toevoegen kan vaak niet op de dag zelf.
- Onjuist gewicht. Voertuig blijkt te klein, rit moet opnieuw.
- Ophaalpersoon niet bereikbaar. Bestuurder kan niet laden — wachttijd kan worden doorberekend.
- Geen schadebericht binnen 24 uur. Aansprakelijkheidsaansprakelijkheid loopt af na korte termijn.
Voor terugkerende zendingen
Als uw bedrijf regelmatig (wekelijks of vaker) een zending heeft, kan een vaste afspraak gunstiger zijn dan losse aanvragen. Wij bieden:
- Maandfacturatie met één maandelijks overzicht.
- Vaste tarieven voor veel voorkomende routes / voertuigen.
- Één vast aanspreekpunt voor alle aanvragen.
- Dedicated capaciteit voor structurele behoefte.
- Distributie-routes voor multi-stop dagen.